Spracovanie a ochrana osobných údajov

1.1. Pri spracúvaní osobných údajov sa Spoločnosť riadi platnou legislatívou, najmä Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (všeobecné nariadenie o ochrane údajov – GDPR).

1.2. Tieto Pravidlá pre spracúvanie a ochranu osobných údajov stanovujú podmienky, za ktorých spoločnosť illyria, s. r. o., IČO: 46429263, so sídlom Bezručova 6, 81109 Bratislava, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, Odd. Sro, vl. č. 77242/B, (ďalej len "Prevádzkovateľ" alebo "Spoločnosť"), nakladá s osobnými údajmi fyzických osôb (ďalej len "Subjekty údajov").

1.3. Subjektmi údajov sú najmä: * Klienti a odberatelia služieb Spoločnosti, * Obchodní partneri a dodávatelia Spoločnosti, * Uchádzači o pracovné pozície a zamestnanci Spoločnosti, * Používatelia webovej stránky www.uradnepreklady.com, * Iné dotknuté tretie strany.

1.4. Spoločnosť vykonáva činnosť Prevádzkovateľa, čo znamená, že sama určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov, pokiaľ jej iné spracovateľské operácie neukladá priamo zákon.

1.5. V prípadoch, keď Spoločnosť spracúva osobné údaje pre iného prevádzkovateľa na základe jeho pokynov, vystupuje v pozícii Sprostredkovateľa.

1.6. Spoločnosť nemá zákonnú povinnosť vymenovať zodpovednú osobu pre dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO).

1.7. Kontaktné údaje Spoločnosti pre otázky týkajúce sa ochrany údajov: * illyria, s. r. o., Bezručova 6, 81109 Bratislava * E‑mail: office@illyria.sk

Kľúčové zásady spracúvania osobných údajov

Pri nakladaní s vašimi osobnými údajmi dodržiavame tieto základné princípy:

2.1. Spracúvanie prebieha transparentne a korektne. Subjekty údajov sú vždy riadne informovaní o našej totožnosti, účele a právnom základe spracúvania, dobe uchovávania a o svojich právach, v súlade s informačnou povinnosťou GDPR. 2.2. Osobné údaje spracúvame vždy v súlade so zákonom a výlučne na základe existujúceho právneho základu (titulu) stanoveného v Nariadení GDPR. 2.3. Rozsah spracúvaných údajov je vždy primeraný a obmedzený na to, čo je nevyhnutné na splnenie stanoveného účelu (minimalizácia). 2.4. Zaisťujeme presnosť a aktuálnosť spracúvaných údajov. Zvádzame opatrenia na rýchlu opravu alebo vymazanie nepresných údajov. 2.5. Osobné údaje sú zabezpečené pred neoprávneným prístupom, náhodnou stratou, poškodením alebo zničením pomocou vhodných organizačných a technických opatrení. Údaje sú sprístupnené len oprávneným osobám a inštitúciám. 2.6. Spracúvanie údajov prebieha výhradne na konkrétne, vopred určené a oprávnené účely. Zabezpečujeme oddelené uchovávanie údajov zhromaždených na rôzne účely a ich ďalšie využitie je obmedzené. 2.7. Osobné údaje uchovávame len po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie príslušného účelu spracúvania. Údaje, pre ktoré uplynula zákonná lehota archivácie a ktoré už nie sú potrebné, sú bezodkladne bezpečne zničené alebo anonymizované.

Ako dlho budeme uchovávať osobné údaje?

3.1. Osobné údaje spracúvame len po nevyhnutnú dobu, ktorá zodpovedá účelu ich získania, teda od momentu ich poskytnutia (napr. pri predzmluvnom rokovaní) cez dobu trvania zmluvného vzťahu až do ukončenia všetkých zmluvných záväzkov a uplynutia posledného z právnych dôvodov, ktoré nás oprávňujú na ich spracovanie. 3.2. Po zániku účelu alebo právneho základu pre spracúvanie budú osobné údaje bezpečne zlikvidované a vymazané z našich systémov.

Právne základy spracúvania údajov

Na spracúvanie osobných údajov využívame najmä tieto právne dôvody (tituly):

4.1. Plnenie zmluvy: Spracúvanie je nevyhnutné na uzavretie alebo plnenie zmluvy, ktorej je Subjekt údajov zmluvnou stranou, alebo na vykonanie opatrení pred jej uzavretím. 4.2. Plnenie zákonných povinností: Napr. daňové, účtovné a iné povinnosti uložené právnymi predpismi. 4.3. Oprávnený záujem Prevádzkovateľa alebo tretej strany. 4.4. Súhlas Subjektu údajov: Ak neexistuje iný právny titul, požiadame vás o výslovný súhlas. Súhlas je možné kedykoľvek odvolať, avšak toto odvolanie neovplyvní zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním. 4.5. Špecifický právny základ pre Citlivé údaje (Osobitné kategórie): * Spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov je založené najmä na právnom základe podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR (spracúvanie je nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov), keďže preklady sú často vyžadované pre úradné alebo súdne konania, alebo na základe výslovného súhlasu Subjektu údajov.

Kategórie údajov a ciele spracúvania

Spoločnosť spracúva osobné údaje najmä týchto Subjektov údajov:

5.1. Návštevníci webovej stránky: * Spracúvanie prebieha formou súborov cookies, ktoré zhromažďujú informácie o aktivite na stránke. Spoločnosť využíva službu Google Analytics s aktivovanou anonymizáciou, čím nie je možné identifikovať konkrétnych návštevníkov. Získané informácie sú považované za anonymné údaje, ktoré nepodliehajú plnému rozsahu Nariadenia GDPR.

5.2. Klienti/Zákazníci (potenciálni alebo existujúci): * Rozsah: Identifikačné a kontaktné údaje (napr. meno, priezvisko, adresa, e‑mail, telefón, IČO, DIČ), platobné a prevádzkové údaje získané pri plnení zmluvy, a tiež osobné údaje obsiahnuté v dokumentoch odovzdaných na preklad vrátane osobitných kategórií osobných údajov. * Účel: Uzatváranie zmlúv a poskytovanie dohodnutých služieb, plnenie zákonných účtovných a daňových povinností, plnenie povinností podľa zákona o znalcoch, tlmočníkoch a prekladateľoch, uplatňovanie oprávnených záujmov Spoločnosti (napr. priamy marketing, vymáhanie pohľadávok).

5.3. Dodávatelia/Obchodní partneri (potenciálni alebo existujúci): * Rozsah: Identifikačné a kontaktné údaje (napr. meno, priezvisko, adresa, e‑mail, telefón, IČO, DIČ), platobné a prevádzkové údaje získané pri plnení zmluvy. * Účel: Realizácia a plnenie zmluvných vzťahov, plnenie zákonných účtovných a daňových povinností, uplatňovanie oprávnených záujmov Spoločnosti (napr. priamy marketing, vymáhanie pohľadávok).

5.4. Uchádzači o zamestnanie: * Rozsah: Identifikačné a kontaktné údaje (napr. meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa, telefón, e‑mail), informácie relevantné pre danú pozíciu (napr. vzdelanie, prax, potvrdenie spôsobilosti). * Účel: Vedenie výberového konania na obsadenie pracovnej pozície, evidencia kandidátov pre potenciálne budúce pozície (na obmedzenú dobu).

5.5. Zamestnanci Spoločnosti: * Rozsah a účely spracúvania sú detailne upravené v samostatnej internej dokumentácii.

5.6. Spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov (Citlivé údaje): * Spoločnosť v rámci svojej činnosti spracúva osobitné kategórie osobných údajov (napr. údaje o zdraví, údaje o trestných činoch a odsúdeniach, údaje o etnickom pôvode), pokiaľ sú nevyhnutnou súčasťou dokumentov určených na preklad a súdne overenie. Tieto údaje sú spracúvané výhradne na účel plnenia zmluvy o preklade a archivácie, pričom sa na ne vzťahuje zvýšená miera ochrany.

Komu môžeme poskytnúť údaje (Príjemcovia)

6.1. Spoločnosť si vyhradzuje právo sprístupniť alebo poskytnúť osobné údaje: * Zmluvným dodávateľom (Sprostredkovateľom) poskytujúcim Spoločnosti služby v oblasti účtovníctva, IT podpory, personalistiky, marketingu, prekladov, tlmočenia a grafického spracovania dát, na základe písomnej spracovateľskej zmluvy. * Štátnym a iným orgánom verejnej správy, ak nám to ukladá zákonná povinnosť.

Bezpečnostné opatrenia a ochrana údajov

7.1. S osobnými údajmi nakladáme v plnom súlade s GDPR. Spoločnosť zabezpečuje osobné údaje prostredníctvom adekvátnych technických a organizačných bezpečnostných opatrení. 7.2. Listinná forma: Všetky osobné údaje v tlačenej podobe sú uchovávané v uzamknutých priestoroch. Prístup k nim majú výhradne oprávnené osoby, ktoré s údajmi musia pracovať. 7.3. Elektronická forma: Osobné údaje v elektronických databázach a systémoch sú chránené elektronickými a fyzickými prostriedkami zabezpečenia výpočtovej techniky. Prístup je umožnený len oprávneným osobám v nevyhnutnom rozsahu. 7.4. Povinnosť mlčanlivosti: Zamestnanci a zmluvní dodávatelia Spoločnosti, ktorí prichádzajú do styku s osobnými údajmi, vrátane externých prekladateľov, sú viazaní prísnou povinnosťou mlčanlivosti o Subjektoch údajov a o bezpečnostných opatreniach, ktorá trvá aj po skončení zmluvného vzťahu, pričom v prípade úradných prekladateľov táto povinnosť vyplýva aj zo zákona č. 382/2004 Z. z.

Vaše práva ako Subjektu údajov

8.1. Ostatné práva podľa čl. 15 – 22 GDPR môžete uplatniť formou písomnej žiadosti. 8.2. Právo na transparentnosť a informácie: Máte právo byť informovaný o spracúvaní vašich údajov. Tieto Pravidlá slúžia ako všeobecné informačné oznámenie. Detailné informácie poskytujeme v súlade s čl. 13 a 14 GDPR. 8.3. Katalóg vašich práv: * Právo na prístup: Máte právo vedieť, či vaše údaje spracúvame a ak áno, získať k nim prístup. * Právo na opravu: Máte právo na bezodkladnú opravu nepresných údajov a na doplnenie neúplných údajov. * Právo na obmedzenie spracúvania: Máte právo na obmedzenie spracúvania, napr. ak spochybňujete presnosť údajov. * Právo na výmaz ("právo byť zabudnutý"): Môžete požiadať o vymazanie údajov, ak už nie sú potrebné, ak ste odvolali súhlas, alebo ak ste úspešne namietali proti ich spracúvaniu. * Právo na prenosnosť údajov: Pri automatizovanom spracúvaní, ktoré je založené na súhlase alebo zmluve, máte právo získať vaše údaje v bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a preniesť ich k inému prevádzkovateľovi. * Právo namietať: Máte právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme (vrátane priameho marketingu). * Právo nebyť predmetom automatizovaného rozhodovania (vrátane profilovania): Máte právo na ľudský zásah a preskúmanie rozhodnutia. 8.4. Odvolanie súhlasu: Ak je spracovanie založené na vašom súhlase, máte právo ho kedykoľvek písomne odvolať na adrese sídla spoločnosti alebo elektronicky na e‑maile office@illyria.sk. Odvolanie súhlasu nemá spätnú účinnosť. 8.5. Sťažnosť dozornému orgánu: V prípade pochybností o zákonnosti spracúvania máte právo podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Kontakt pre vaše otázky

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa spracúvania a ochrany vašich osobných údajov alebo uplatňovania vašich práv, kontaktujte nás na e‑mailovej adrese: office@illyria.sk.

Dátum účinnosti:

Tieto Pravidlá ochrany osobných údajov nadobúdajú účinnosť dňa 25. mája 2018.